Digitale Personalakte zentral, sicher und DSGVO-konform verwalten
PERSONALAKTE & ABRECHNUNGSDOKUMENTE
Wichtige Dokumente wie Verträge, Nachweise zu Weiterbildungen, Gehaltsänderungen oder Gehaltsabrechnungen sind in bits-HR zentral, digital und sicher abgelegt. Alle Unterlagen sind jederzeit und überall zugänglich, egal ob im Büro oder unterwegs.
DIE PERSONALAKTE - STRUKTURIERT, SICHER, VOLLSTÄNDIG
Arbeitsverträge, Nachweise, Bescheinigungen und mehr sind an einem Ort gespeichert – DSGVO-konform, jederzeit auffindbar und geschützt durch klar geregelte Zugriffsrechte. Die Akte lässt sich durch eigene Kategorien individuell strukturieren und ist bereit für manuelle Pflege und automatisierte Ablage.
ABRECHNUNGSDOKUMENTE - EINFACH BEREITGESTELLT, SICHER ZUGÄNGLICH
Stelle Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere Entgeltunterlagen digital und geschützt zur Verfügung. Alle Dokumente sind zentral gespeichert, sicher archiviert und für Mitarbeitende jederzeit und von überall abrufbar – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
DATEIEN & DOKUMENTE JEDERZEIT VERFÜGBAR
Mitarbeitende können - bei entsprechender Berechtigung - jederzeit online auf ihre Personalakte zugreifen und dort personalrelevante Dokumente einsehen und bei Bedarf herunterladen. Auch bequem über das mobile Endgerät. Die digitale Bereitstellung der Unterlagen spart nicht nur Zeit, sondern stärkt zudem das moderne Image der Personalabteilung als effizienter und serviceorientierter Partner im Unternehmen.
WENIGER AUFWAND - GERINGERE KOSTEN
Gehaltsabrechnungen werden direkt online bereitgestellt – ganz ohne Porto, Versand oder manuelle Verteilung. Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen, und Rückfragen wegen verlorener Dokumente nehmen deutlich ab. Die digitale Bereitstellung reduziert Aufwand, spart Kosten und stärkt auch das moderne Image der Personalabteilung als effizienter und serviceorientierter Partner im Unternehmen.
AUTOMATISCHE ABLAGE IN DER AKTE
Wenn im Rahmen eines Antrags Dokumente wie Krankmeldungen, Bescheinigungen zu Weiterbildungen oder Änderungen von Bankdaten eingereicht werden, ordnet bits-HR sie automatisch der richtigen Personalakte zu. Manuelle Zwischenschritte entfallen, Ablagefehler werden vermieden. Das spart Zeit, reduziert Aufwand und sorgt dafür, dass Mitarbeiterakten stets vollständig und aktuell bleiben – ganz ohne Nacharbeiten im HR.
PERSÖNLICHER DOKUMENTBEREICH
Im Bereich „Meine Dokumente“ lassen sich Unterlagen einzelnen Personen direkt zuordnen – einfach, schnell und datenschutzkonform. Statt umständlichem E-Mail-Versand stehen die Dokumente sicher in bits-HR zur Verfügung. Die Empfänger können sie jederzeit herunterladen und unkompliziert weiterverwenden.
DATENSCHUTZ MIT SYSTEM
Sensible Informationen bleiben geschützt: In bits-HR legst Du über fein abgestufte Berechtigungen exakt fest, wer auf welche Inhalte zugreifen darf – von einzelnen Dokumenten bis hin zu ganzen Bereichen. So stellst Du sicher, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Daten einsehen oder bearbeiten können.
Das sorgt nicht nur für maximale Datensicherheit, sondern gibt HR und Führungskräften volle Kontrolle über sensible Informationen – transparent, nachvollziehbar und revisionssicher.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Verwaltung aller relevanten Mitarbeiterdokumente in einem zentralen System.
Welche Dokumente können gespeichert werden?
Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, Zertifikate, Gehaltsunterlagen und viele weitere Personaldokumente.
Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja. Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte sorgen für einen sicheren Umgang mit sensiblen Daten.
Wer kann auf Dokumente zugreifen?
Unternehmen legen individuelle Rollen und Berechtigungen fest. Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff.
Für welche Unternehmen eignet sich bits-HR als Lösung für die E-Akte?
Die digitale Personalakte eignet sich für kleine, mittelständische und größere Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren möchten.