Aufbewahrungsfristen im HR
Was darf digitalisiert werden?
Inhaltsverzeichnis
Warum Aufbewahrungsfristen wichtig sind
In Personalabteilungen fallen täglich zahlreiche Dokumente an – von Arbeitsverträgen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu Bescheinigungen und Nachweisen.
Viele Unternehmen digitalisieren diese Unterlagen, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Informationen schneller verfügbar zu machen.
Dabei stellt sich häufig die Frage: Welche Dokumente dürfen überhaupt digital gespeichert werden und wie lange müssen sie aufbewahrt werden?
Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist dabei nicht nur eine organisatorische, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung.
Welche Personalunterlagen dürfen digitalisiert werden?
Grundsätzlich dürfen die meisten Personaldokumente digital gespeichert und verwaltet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Arbeitsverträge
Gehaltsabrechnungen
Lohnsteuerbescheinigungen
Weiterbildungsnachweise
Bewerbungsunterlagen
Bescheinigungen
Dokumente zu Arbeitszeit und Abwesenheiten
Wichtig ist, dass die Dokumente vollständig, lesbar und unverändert archiviert werden können.
Die Digitalisierung von Personalakten ist heute in vielen Unternehmen längst Standard und wird durch moderne HR-Systeme unterstützt.
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsdauer hängt von der jeweiligen Dokumentenart ab.
Typische Beispiele sind:
Gehaltsabrechnungen und steuerrelevante Unterlagen
In vielen Fällen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.
Sozialversicherungsunterlagen
Auch hier können mehrjährige Aufbewahrungspflichten bestehen.
Bewerbungsunterlagen
Werden Bewerber nicht eingestellt, sollten die Unterlagen in der Regel nach Ablauf der datenschutzrechtlich zulässigen Fristen gelöscht werden.
Arbeitsverträge und personalrelevante Dokumente
Diese sollten häufig noch mehrere Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, um mögliche rechtliche Ansprüche nachweisen zu können.
Da die Fristen je nach Dokumententyp und Rechtsgrundlage variieren können, sollten Unternehmen ihre Aufbewahrungskonzepte regelmäßig überprüfen.
Was passiert nach Ablauf der Fristen?
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dürfen Dokumente nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht vor, dass personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Deshalb sollten Unternehmen klare Prozesse für:
Archivierung
Fristenüberwachung
Löschung von Dokumenten
definieren.
Digitale Personalakte und rechtssichere Archivierung
Digitale Personalakten erleichtern die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen erheblich.
Moderne HR-Systeme helfen dabei:
Dokumente zentral zu verwalten
Fristen nachvollziehbar zu dokumentieren
Unterlagen schnell aufzufinden
Datenschutzanforderungen umzusetzen
Mit Lösungen wie Bits-HR können Unternehmen Personaldokumente strukturiert archivieren und sicher verwalten. Dadurch bleiben wichtige Unterlagen jederzeit verfügbar, während gesetzliche Anforderungen einfacher eingehalten werden können.
Fazit
Die Digitalisierung von Personalunterlagen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Gleichzeitig müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben beachtet werden.
Die meisten HR-Dokumente dürfen heute digital archiviert werden, sofern sie vollständig, sicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Moderne HR-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, Aufbewahrungsfristen einzuhalten, Dokumente rechtssicher zu verwalten und den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren.