DSGVO-Konformität der Personalsoftware
Darauf sollten Unternehmen achten
Inhaltsverzeichnis
Warum Datenschutz im HR besonders wichtig ist
Kaum ein Unternehmensbereich verarbeitet so viele sensible personenbezogene Daten wie die Personalabteilung. Von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Gehaltsabrechnungen und Krankmeldungen – HR-Systeme enthalten zahlreiche Informationen, die besonders schützenswert sind.
Deshalb gelten für die Verarbeitung von Personaldaten strenge Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Wer eine Personalsoftware einsetzt, sollte daher nicht nur auf Funktionen achten, sondern auch auf Datenschutz und Datensicherheit.
Was bedeutet DSGVO-konforme Personalsoftware?
Eine DSGVO-konforme Personalsoftware unterstützt Unternehmen dabei, personenbezogene Daten rechtskonform zu verarbeiten und zu schützen.
Wichtig zu wissen: Nicht die Software allein ist DSGVO-konform oder nicht konform. Vielmehr muss sie die technischen Voraussetzungen bieten, damit Unternehmen die Datenschutzanforderungen erfüllen können.
Dazu gehören unter anderem:
Schutz vor unbefugten Zugriffen
transparente Datenverarbeitung
sichere Speicherung personenbezogener Daten
Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen
Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen
Gerade bei digitalen Personalakten, Entgeltabrechnungen oder Zeiterfassungsdaten spielt dies eine zentrale Rolle.
Welche Anforderungen sollte eine HR-Software erfüllen?
Rollen- und Berechtigungskonzepte
Nicht alle Mitarbeitenden dürfen auf sämtliche Personaldaten zugreifen.
Eine moderne HR-Software sollte daher ermöglichen, Zugriffsrechte individuell festzulegen. So können beispielsweise Führungskräfte nur die Informationen einsehen, die sie tatsächlich benötigen.
Sichere Speicherung und Verschlüsselung
Personaldaten sollten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung geschützt werden.
Moderne Systeme setzen deshalb auf:
verschlüsselte Datenübertragung
sichere Rechenzentren
regelmäßige Datensicherungen
Schutz vor unbefugten Zugriffen
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Ein wichtiger Bestandteil der DSGVO ist die Transparenz.
Unternehmen sollten nachvollziehen können:
wer auf Daten zugegriffen hat
wann Änderungen vorgenommen wurden
welche Dokumente gespeichert oder gelöscht wurden
Eine gute HR-Software protokolliert diese Vorgänge automatisch.
Unterstützung bei Aufbewahrungsfristen
Personaldokumente dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Die Software sollte Unternehmen dabei unterstützen:
gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten
Dokumente fristgerecht zu archivieren
Daten nach Ablauf der Fristen datenschutzkonform zu löschen
Cloud-Lösungen und Datenschutz
Viele moderne HR-Systeme werden heute als Cloud-Lösung betrieben.
Dabei stellt sich häufig die Frage, ob Cloud-Software überhaupt DSGVO-konform genutzt werden kann.
Grundsätzlich lautet die Antwort: Ja.
Wichtig ist jedoch, dass Anbieter entsprechende Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereitstellen.
Zusätzlich sollten Unternehmen darauf achten:
wo die Daten gespeichert werden
ob europäische Rechenzentren genutzt werden
welche Sicherheitsstandards erfüllt werden
Für viele Unternehmen bieten Cloud-Lösungen heute sogar ein höheres Sicherheitsniveau als lokal betriebene Systeme.
Die Vor- und Nachteile beider Ansätze beleuchten wir ausführlich im Beitrag „Cloud vs. On-Premise: Welche HR-Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?“
Typische Fehler bei der Softwareauswahl
Bei der Auswahl einer HR-Software wird Datenschutz häufig erst spät berücksichtigt.
Zu den häufigsten Fehlern gehören:
unklare Informationen zum Hosting
fehlende Berechtigungskonzepte
mangelnde Dokumentation von Zugriffen
fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag
unzureichende Informationen zu Datensicherheitsmaßnahmen
Deshalb sollte Datenschutz bereits während des Auswahlprozesses ein wichtiges Entscheidungskriterium sein.
Fazit
Datenschutz ist heute ein wesentlicher Bestandteil moderner HR-Prozesse. Eine leistungsfähige Personalsoftware hilft Unternehmen dabei, sensible Mitarbeiterdaten sicher zu verwalten und die Anforderungen der DSGVO umzusetzen.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen insbesondere auf Zugriffsrechte, Datensicherheit, transparente Datenverarbeitung und sichere Cloud-Infrastrukturen achten.
Wer diese Punkte berücksichtigt, schafft die Grundlage für eine sichere, moderne und zukunftsfähige Personalarbeit.