HR-Prozesse digitalisieren: Wie Unternehmen Zeit und Kosten sparen
Von manuellen Urlaubsantrag zum digitalen Worklflow
Inhaltsverzeichnis
Warum manuelle HR-Prozesse mehr kosten als gedacht
Viele administrative HR-Aufgaben wirken auf den ersten Blick wenig aufwendig. Einen Urlaubsantrag bearbeiten, eine Bescheinigung ablegen oder eine Änderung von Personaldaten übernehmen – häufig sind dafür nur einige Minuten erforderlich.
Die tatsächlichen Kosten entstehen durch die Menge und die vielen einzelnen Arbeitsschritte. Informationen müssen entgegengenommen, geprüft, weitergeleitet, freigegeben und anschließend dokumentiert werden.
Bei mehreren hundert Mitarbeitenden summieren sich solche Routineaufgaben schnell zu einem erheblichen Zeitaufwand.
Die Digitalisierung von HR-Prozessen setzt genau hier an: Wiederkehrende administrative Abläufe werden standardisiert und möglichst durchgängig digital abgebildet. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung von HR-Prozessen findest du hier.
HR-Prozesse vollständig digital denken
HR-Digitalisierung bedeutet nicht, ein Papierformular einfach durch eine PDF-Datei oder eine E-Mail zu ersetzen.
Ein digitaler HR-Prozess bildet möglichst den gesamten Ablauf innerhalb eines Systems ab. Mitarbeitende stoßen einen Vorgang selbst an, die zuständige Person erhält ihn zur Bearbeitung und nach der Freigabe werden die entsprechenden Informationen automatisch weiterverarbeitet.
Das kann beispielsweise bedeuten:
Antrag → Prüfung → Genehmigung → Verarbeitung → Dokumentation
Dadurch entfallen unnötige Übertragungen zwischen Papier, E-Mail, Excel und verschiedenen Systemen.
Wie groß der Unterschied sein kann, zeigt ein alltägliches Beispiel.
Praxisbeispiel: Der klassische Urlaubsantrag
Betrachten wir einen Urlaubsantrag in einem Unternehmen mit überwiegend manuellen Prozessen.
Ein Mitarbeiter füllt einen Antrag aus oder schreibt eine E-Mail. Die Führungskraft prüft den gewünschten Zeitraum und klärt gegebenenfalls, ob weitere Teammitglieder gleichzeitig abwesend sind.
Nach der Genehmigung muss HR informiert werden. Dort wird der Urlaub beispielsweise in einen Kalender oder ein Zeitwirtschaftssystem übertragen und der Resturlaub entsprechend aktualisiert.
Aus einem einfachen Wunsch – „Ich möchte vom 10. bis 14. August Urlaub nehmen“ – entstehen mehrere einzelne Arbeitsschritte:
Antrag erstellen
Antrag an die Führungskraft senden
Verfügbarkeit prüfen
Antrag genehmigen
HR informieren
Urlaub übertragen
Urlaubskonto aktualisieren
Antrag dokumentieren
Mitarbeitenden informieren
Hinzu kommen Rückfragen und mögliche Korrekturen.
Ein einzelner Vorgang erscheint überschaubar. Wird dieser Ablauf jedoch für jeden Urlaubsantrag und jeden Mitarbeitenden mehrfach pro Jahr durchgeführt, entsteht erheblicher administrativer Aufwand.
So funktioniert der digitale Urlaubsantrag
Mit einem digitalen HR-Workflow verändert sich der Prozess grundlegend.
Der Mitarbeiter stellt seinen Urlaubsantrag selbst über ein Mitarbeiterportal oder eine App. Die zuständige Führungskraft erhält automatisch eine Information und kann den Antrag digital prüfen.
Nach der Genehmigung wird die Abwesenheit direkt im System berücksichtigt.
Aus zahlreichen manuellen Schritten entsteht ein weitgehend durchgängiger Prozess:
Mitarbeiter beantragt Urlaub → Führungskraft genehmigt → System verarbeitet die Abwesenheit
Gleichzeitig können Mitarbeitende ihre Urlaubstage und den Status ihres Antrags selbst einsehen.
HR muss nicht mehr jeden einzelnen Vorgang manuell begleiten.
Mehr zum Thema "Abwesenheitsmanagement digital" findest du hier.
Aus kleinen Zeitersparnissen wird ein großer Effekt
Der Urlaubsantrag ist nur ein einzelner HR-Prozess. Genau darin liegt jedoch das Potenzial.
Wenn bei einem Vorgang mehrere Minuten administrativer Arbeit eingespart werden und dieser Vorgang hunderte oder tausende Male pro Jahr vorkommt, entsteht eine relevante Zeitersparnis.
Und Arbeitszeit verursacht Kosten.
Digitalisierung kann deshalb insbesondere dort wirtschaftlich interessant sein, wo häufig wiederkehrende und standardisierbare HR-Prozesse vorhanden sind.
Gleichzeitig profitieren nicht nur HR-Mitarbeitende. Auch Führungskräfte verbringen weniger Zeit mit Abstimmungen und Mitarbeitende müssen nicht mehr nachfragen, ob ihr Antrag bereits bearbeitet wurde.
Welche HR-Prozesse sich zusätzlich digitalisieren lassen
Das Prinzip des Urlaubsantrags lässt sich auf zahlreiche weitere Prozesse übertragen.
Dazu gehören beispielsweise:
Änderungen persönlicher Daten
Genehmigungsprozesse
Dokumentenbereitstellung
Offboarding
Bescheinigungen und Nachweise
Mitarbeiteranträge und HR-Workflows
Je mehr dieser Prozesse miteinander verbunden werden, desto weniger Medienbrüche entstehen.
Das Ziel sollte deshalb nicht darin bestehen, möglichst viele einzelne digitale Tools einzuführen. Sinnvoller ist eine durchgängige digitale HR-Landschaft, in der Informationen nur einmal erfasst und anschließend für die jeweiligen Prozesse genutzt werden.
Unser Expertentipp
Beginnen Sie die HR-Digitalisierung mit den Prozessen, die häufig vorkommen und gleichzeitig viele manuelle Arbeitsschritte verursachen.
Der Urlaubsantrag ist dafür ein gutes Beispiel: Der einzelne Vorgang ist klein, kommt aber regelmäßig vor und betrifft nahezu das gesamte Unternehmen. Bereits hier lässt sich schnell erkennen, welchen Unterschied ein durchgängiger digitaler Workflow machen kann.
Mit bits-HR können Unternehmen zahlreiche administrative HR-Prozesse digital abbilden. Mitarbeitende und Führungskräfte werden über Portale und mobile Anwendungen direkt in die Prozesse eingebunden, während HR Informationen zentral verwalten kann.
Unser Tipp: Betrachten Sie deshalb nicht nur die Kosten einer HR-Software. Stellen Sie diesen Kosten auch die Arbeitszeit gegenüber, die heute für manuelle Abläufe, Rückfragen, Übertragungen und wiederkehrende administrative Aufgaben benötigt wird.
Fazit
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist mehr als der Wechsel von Papier zu digitalen Dokumenten. Der entscheidende Vorteil entsteht, wenn komplette Abläufe vereinfacht und miteinander verbunden werden.
Der Urlaubsantrag zeigt das besonders deutlich: Aus vielen kleinen manuellen Arbeitsschritten kann ein einfacher digitaler Workflow werden.
Übertragen auf die gesamte Personalarbeit entsteht daraus ein erhebliches Potenzial. Weniger manuelle Administration bedeutet weniger Zeitaufwand und damit geringere Prozesskosten – während HR gleichzeitig mehr Zeit für Aufgaben gewinnt, bei denen persönliche Betreuung und fachliche Kompetenz tatsächlich gefragt sind.