Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform?
Das müssen Unternehmen wissen
Inhaltsverzeichnis
Warum Datenschutz bei Personalakten so wichtig ist
Personalakten enthalten besonders sensible personenbezogene Daten.
Dazu gehören beispielsweise:
Arbeitsverträge
Gehaltsinformationen
Kontaktdaten
Krankmeldungen
Sozialversicherungsdaten
Weiterbildungsnachweise
Deshalb unterliegen Personalakten strengen Datenschutzvorgaben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Einen Artikel über Vorteile, Pflichten und die richtige Umsetzung bei digitalen Personalakten finden Sie hier.
Ist die digitale Personalakte überhaupt DSGVO-konform?
Ja. Grundsätzlich ist die digitale Personalakte DSGVO-konform möglich.
Die DSGVO verbietet die digitale Speicherung von Personaldaten nicht.
Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass personenbezogene Daten:
sicher gespeichert werden
vor unbefugtem Zugriff geschützt sind
nur für zulässige Zwecke verarbeitet werden
nach Ablauf gesetzlicher Fristen gelöscht werden
Moderne HR-Systeme unterstützen diese Anforderungen durch technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Protokollierung.
Welche Daten dürfen gespeichert werden?
Grundsätzlich dürfen nur Informationen gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Typische Inhalte einer digitalen Personalakte:
Arbeitsverträge
Gehaltsabrechnungen
Zeugnisse
Bewerbungsunterlagen
Weiterbildungsnachweise
Krankmeldungen
Sozialversicherungsunterlagen
Nicht zulässig sind beispielsweise:
private Notizen
subjektive Bewertungen ohne arbeitsrechtlichen Bezug
politische oder religiöse Ansichten
Gesundheitsdaten ohne rechtliche Grundlage oder Einwilligung
Hier gelten die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung nach der DSGVO.
Wer darf auf die Personalakte zugreifen?
Ein zentraler Bestandteil der DSGVO ist die Zugriffskontrolle.
Personalakten dürfen nur von Personen eingesehen werden, die diese Informationen für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.
Dazu gehören häufig:
HR-Mitarbeitende
bestimmte Führungskräfte
Geschäftsführung
Moderne Systeme arbeiten mit rollenbasierten Berechtigungen und ermöglichen eine genaue Steuerung der Zugriffsrechte. Zusätzlich sollten Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten
Ein häufiger Irrtum ist, dass Personalunterlagen unbegrenzt gespeichert werden dürfen.
Tatsächlich gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen – abhängig vom Dokumententyp.
Beispiele:
Arbeitsverträge: meist 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
steuerrelevante Unterlagen: bis zu 6 oder 10 Jahre
Sozialversicherungsunterlagen: teilweise längere Fristen
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen müssen Daten datenschutzkonform gelöscht werden. Die DSGVO verlangt ausdrücklich eine Speicherbegrenzung und verbietet unnötig lange Aufbewahrung.
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027
Aktuell besteht in Deutschland noch keine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte. Unternehmen dürfen weiterhin Papierakten führen.
Allerdings gewinnt die Digitalisierung zunehmend an Bedeutung.
Bereits seit 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente verpflichtend digital vorliegen. Grundlage dafür ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Für viele Unternehmen wird die digitale Personalakte damit faktisch zum Standard.
So setzen Unternehmen digitale Personalakten rechtssicher um
Einen Artikel über Vorteile, Pflichten und die richtige Umsetzung bei digitalen Personalakten finden Sie hier.
Für eine DSGVO-konforme Umsetzung sollten Unternehmen auf folgende Punkte achten:
klare Berechtigungskonzepte
verschlüsselte Datenspeicherung
revisionssichere Dokumentation
DSGVO-konforme Löschkonzepte
regelmäßige Datenschutzprüfungen
Schulungen für Mitarbeitende
Einbindung des Datenschutzbeauftragten
Zusätzlich sollte die eingesetzte HR-Software möglichst:
in der EU gehostet werden
sichere Zugriffsrechte bieten
Protokollierungen unterstützen
aktuelle Datenschutzstandards erfüllen
Fazit
Die digitale Personalakte kann DSGVO-konform betrieben werden – vorausgesetzt Unternehmen setzen Datenschutz und Zugriffsrechte konsequent um.
Besonders wichtig sind:
sichere Speicherung
klare Berechtigungen
gesetzeskonforme Aufbewahrungsfristen
transparente Dokumentation
Mit den kommenden Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen wird die digitale Personalakte für viele Unternehmen zunehmend zur modernen Standardlösung.
Wer frühzeitig auf datenschutzkonforme digitale Prozesse setzt, schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern auch mehr Sicherheit im Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.