New Work im Mittelstand: Die Rolle digitaler HR-Prozesse
Wie digitale Personalarbeit mehr Flexibilität und moderne Zusammenarbeit ermöglicht
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet New Work für den Mittelstand?
Warum moderne Arbeit moderne HR-Prozesse braucht
Self-Service statt administrativer Umwege
Flexible Arbeit digital unterstützen
Mehr Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte
Unser Expertentipp
Fazit
Was bedeutet New Work für den Mittelstand?
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, mobiles Arbeiten und mehr Eigenverantwortung prägen zunehmend den Arbeitsalltag. New Work beschreibt dabei weit mehr als die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten. Im Mittelpunkt stehen flexiblere Strukturen, selbstständiges Arbeiten und eine moderne Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden.
Auch für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb die Frage, wie sich diese Veränderungen praktisch umsetzen lassen.
Eine wichtige Grundlage dafür sind digitale HR-Prozesse. Denn flexible Arbeitsmodelle funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Informationen und Personalprozesse unabhängig von Papierakten, festen Arbeitsplätzen und langen Abstimmungswegen verfügbar sind.
Warum moderne Arbeit moderne HR-Prozesse braucht
Viele Unternehmen möchten ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität ermöglichen, arbeiten in der Personalverwaltung aber weiterhin mit manuellen oder papierbasierten Prozessen.
Urlaubsanträge werden per E-Mail verschickt, Dokumente liegen ausschließlich in der Personalabteilung und Arbeitszeiten werden in verschiedenen Listen erfasst.
Das passt nur bedingt zu einer Arbeitswelt, in der Mitarbeitende zunehmend unabhängig von Ort und Zeit arbeiten.
Digitale HR-Prozesse können beispielsweise ermöglichen:
Personalinformationen zentral bereitzustellen
Arbeitszeiten digital zu erfassen
Abwesenheiten online zu beantragen
Dokumente digital abzurufen
Genehmigungsprozesse zu automatisieren
Informationen unabhängig vom Arbeitsplatz verfügbar zu machen
Dadurch entsteht die technische und organisatorische Grundlage für flexiblere Arbeitsweisen.
Self-Service statt administrativer Umwege
Ein wichtiger Bestandteil moderner Personalarbeit sind Employee- und Manager-Self-Services.
Mitarbeitende können bestimmte Informationen selbst einsehen oder Vorgänge anstoßen, ohne dafür jedes Mal die Personalabteilung kontaktieren zu müssen. Führungskräfte wiederum können beispielsweise Anträge digital prüfen und freigeben.
Das reduziert Rückfragen und administrative Arbeitsschritte.
Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende mehr Eigenständigkeit. HR wird dadurch nicht weniger wichtig – die Personalabteilung wird vielmehr von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben entlastet und kann sich stärker auf beratende und strategische Aufgaben konzentrieren.
Flexible Arbeit digital unterstützen
New Work und flexible Arbeitsmodelle stellen insbesondere die Zeitwirtschaft vor neue Anforderungen.
Wenn Beschäftigte im Büro, im Homeoffice oder mobil arbeiten, müssen Arbeitszeiten und Abwesenheiten trotzdem zuverlässig erfasst und verwaltet werden können.
Digitale Lösungen ermöglichen beispielsweise die Zeiterfassung über verschiedene Endgeräte. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten unabhängig vom Arbeitsplatz dokumentieren und erhalten gleichzeitig einen Überblick über Zeitkonten und Abwesenheiten.
So lassen sich flexible Arbeitsmodelle mit transparenten und einheitlichen Prozessen verbinden.
Mehr Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte
Digitale HR-Prozesse sorgen nicht nur für weniger Verwaltungsaufwand. Sie können auch die Transparenz innerhalb eines Unternehmens verbessern.
Mitarbeitende können relevante Informationen selbst abrufen und den Status bestimmter Vorgänge nachvollziehen. Führungskräfte erhalten einen besseren Überblick über Anträge, Abwesenheiten und weitere für ihre Teams relevante Informationen.
Statt Informationen über verschiedene E-Mails, Dokumente und Listen zu verteilen, entsteht eine gemeinsame digitale Informationsbasis.
Gerade bei dezentralen Teams und flexiblen Arbeitsmodellen ist diese Transparenz ein wichtiger Bestandteil einer modernen Zusammenarbeit.
Unser Expertentipp
New Work beginnt nicht mit möglichst vielen neuen Tools. Entscheidend ist, bestehende Prozesse so zu gestalten, dass sie den Arbeitsalltag von Mitarbeitenden, Führungskräften und HR tatsächlich vereinfachen.
Mit bits-HR lassen sich verschiedene Bereiche der digitalen Personalarbeit miteinander verbinden. Dazu gehören unter anderem digitale Personalinformationen, Zeitwirtschaft, Self-Services und HR-Workflows.
Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten damit direkten Zugang zu den für sie relevanten Informationen und Funktionen. Gleichzeitig werden wiederkehrende administrative Prozesse digital abgebildet.
So entsteht eine Grundlage für moderne Arbeitsmodelle, ohne dass zusätzliche manuelle Prozesse in der Personalabteilung entstehen.
Fazit
New Work ist auch für mittelständische Unternehmen längst mehr als ein Zukunftsthema. Flexible Arbeitsmodelle, Eigenverantwortung und digitale Zusammenarbeit gehören in vielen Unternehmen bereits zum Alltag.
Damit diese Arbeitsweisen funktionieren, müssen jedoch auch die dahinterliegenden HR-Prozesse Schritt halten.
Digitale Personalprozesse reduzieren administrative Umwege, schaffen mehr Transparenz und ermöglichen Mitarbeitenden sowie Führungskräften einen einfacheren Zugang zu wichtigen HR-Services. Damit bilden sie eine wichtige Grundlage für eine moderne Arbeitswelt im Mittelstand.