ROI von HR-Software
So berechnen Unternehmen die Ersparnis durch Digitalisierung
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet ROI?
Wie wird der ROI berechnet?
Wo entstehen Einsparungen?
Was kostet eine digitale Personalakte?
Wann lohnt sich die Investition?
Fazit
Die Digitalisierung im Personalwesen wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Besonders digitale Personalakten helfen dabei, Prozesse effizienter zu gestalten und Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Vor der Einführung stellt sich jedoch oft die Frage:Lohnt sich die Investition überhaupt?
Genau hier spielt die ROI-Berechnung eine wichtige Rolle.
1. Was bedeutet ROI?
ROI steht für „Return on Investment“ und beschreibt den wirtschaftlichen Nutzen einer Investition.
Unternehmen berechnen damit:
wann sich Investitionskosten amortisieren
wie hoch die Einsparungen ausfallen
ob sich die Digitalisierung langfristig lohnt
Bei HR-Software entstehen zunächst Kosten für:
Einrichtung der Software
Digitalisierung bestehender Unterlagen
Schulungen
laufende Lizenz- und Betriebskosten
Diesen Kosten stehen jedoch häufig deutliche Einsparungen gegenüber.
2. Wie wird der ROI berechnet?
Für eine realistische Berechnung werden verschiedene Faktoren berücksichtigt:
Anzahl der Mitarbeitenden
Fluktuationsrate
administrativer Aufwand
Such- und Ablagezeiten
Papier- und Materialkosten
In einer Analyse verschiedener Unternehmen untersuchte Thomas Eggert die tatsächlichen Kosten und Einsparpotenziale digitaler Personalakten. Dabei wurden Unternehmen unterschiedlicher Größen analysiert – vom Mittelstand bis hin zu großen Organisationen.
Besonders Unternehmen mit vielen administrativen HR-Prozessen profitieren häufig stark von digitalen Lösungen.
3. Wo entstehen Einsparungen?
Die größten Vorteile entstehen meist durch automatisierte und digitale Prozesse.
Schnellere Dokumentensuche
Digitale Dokumente lassen sich innerhalb weniger Sekunden finden.
Das spart:
Zeit
Ressourcen
Verwaltungsaufwand
Weniger Papierkosten
Digitale Personalakten reduzieren den Bedarf an:
Papier
Druckern
Aktenordnern
Archivierungsflächen
Gerade in größeren Unternehmen summieren sich diese Kosten schnell.
Weniger manueller Aufwand
Viele Prozesse laufen digital deutlich effizienter ab.
Dazu gehören:
Dokumentenablage
Freigaben
Aktualisierung von Unterlagen
Verwaltungsprozesse
Dadurch werden HR-Abteilungen spürbar entlastet.
4. Was kostet eine digitale Personalakte?
Die Kosten hängen unter anderem von:
Unternehmensgröße
Anbieter
Funktionsumfang
Infrastruktur
ab.
Cloud-Lösungen sind heute besonders beliebt, da sie meist flexibler und kostengünstiger sind als klassische On-Premise-Systeme.
Laut den analysierten Praxisbeispielen liegen die Kosten digitaler Personalakten häufig bei etwa 8 bis 12 Euro pro Akte und Jahr. Papierakten verursachen dagegen teilweise Kosten von 20 bis 30 Euro pro Akte und Jahr.
Dadurch ergibt sich ein deutliches Einsparpotenzial.
5. Wann lohnt sich die Investition?
In vielen Fällen amortisieren sich digitale Personalakten bereits nach 18 bis 20 Monaten.
Besonders Unternehmen mit:
vielen Mitarbeitenden
hoher Fluktuation
großem Verwaltungsaufwand
profitieren häufig besonders schnell von der Digitalisierung.
Ab etwa 500 Mitarbeitenden wird die Einführung digitaler Personalakten oft besonders wirtschaftlich.
Fazit
Digitale HR-Prozesse bieten Unternehmen nicht nur organisatorische, sondern auch wirtschaftliche Vorteile.
Digitale Personalakten helfen dabei:
Verwaltungsaufwand zu reduzieren
Prozesse zu beschleunigen
Papierkosten einzusparen
Transparenz zu verbessern
Die ROI-Berechnung zeigt, dass sich moderne HR-Software in vielen Unternehmen bereits nach relativ kurzer Zeit auszahlen kann.