Dokumentenmanagement im HR: Effizienz durch zentrale Ablage
Mehr Übersicht und weniger Aufwand in der Personalarbeit
Inhaltsverzeichnis
Warum digitales Dokumentenmanagement im HR wichtig ist
Personalabteilungen arbeiten täglich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente. Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse, Entgeltunterlagen oder Weiterbildungsnachweise müssen abgelegt, gefunden und über längere Zeiträume verwaltet werden.
Befinden sich diese Unterlagen in Papierakten, E-Mail-Postfächern oder verschiedenen digitalen Ordnern, entsteht schnell unnötiger Verwaltungsaufwand. Dokumente müssen gesucht, mehrfach abgelegt oder manuell den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Ein digitales Dokumentenmanagement schafft hier eine zentrale und einheitliche Ablage. Personalunterlagen können strukturiert verwaltet und bei Bedarf schnell abgerufen werden.
Welche Dokumente im HR zentral verwaltet werden können
Im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses entstehen zahlreiche Dokumente.
Dazu gehören beispielsweise:
Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen
Bescheinigungen und Nachweise
Entgeltunterlagen
Arbeitszeugnisse
Weiterbildungsnachweise
Mitarbeiterkorrespondenz
Ein- und Austrittsunterlagen
Statt diese Informationen auf unterschiedliche Ablageorte zu verteilen, können sie in einer zentralen digitalen Struktur zusammengeführt und direkt den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Die Vorteile einer zentralen Dokumentenablage
Eine zentrale Dokumentenverwaltung reduziert vor allem den administrativen Aufwand innerhalb der Personalabteilung.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
schneller Zugriff auf Personalunterlagen
weniger Suchaufwand
einheitliche Ablagestrukturen
weniger doppelte Dokumente
bessere Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung
weniger Papier und manuelle Ablage
klare Zugriffsberechtigungen
Besonders bei wachsenden Unternehmen wird eine einheitliche Struktur immer wichtiger. Statt individuelle Ordnerstrukturen zu pflegen, arbeiten alle berechtigten Personen mit derselben zentralen Informationsbasis.
Dokumentenmanagement und digitale Personalakte
Besonders effizient wird digitales Dokumentenmanagement in Verbindung mit einer digitalen Personalakte.
Dabei werden Dokumente nicht lediglich in einem digitalen Archiv gespeichert, sondern direkt dem jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Nachweise und weitere Personalunterlagen befinden sich damit zentral an einem Ort.
Auch neue Dokumente können direkt innerhalb der entsprechenden Personalakte abgelegt werden. Dadurch entsteht über den gesamten Employee Life Cycle hinweg eine strukturierte Dokumentation – vom Eintritt über Veränderungen während des Beschäftigungsverhältnisses bis zum Austritt.
Gleichzeitig bildet die digitale Personalakte eine wichtige Grundlage für weitere digitale HR-Prozesse und Workflows.
Datenschutz und Zugriffsrechte
Personalunterlagen enthalten sensible personenbezogene Daten. Bei einem digitalen Dokumentenmanagement müssen deshalb Datenschutz und Zugriffsrechte von Beginn an berücksichtigt werden.
Unternehmen sollten unter anderem festlegen:
welche Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen
welche Dokumente besonders geschützt werden müssen
wie Berechtigungen vergeben und entzogen werden
welche Aufbewahrungs- und Löschfristen gelten
Mit einem Rollen- und Berechtigungskonzept lässt sich steuern, dass Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Verantwortliche nur auf die Informationen zugreifen können, die sie tatsächlich benötigen.
Unser Expertentipp
Digitales Dokumentenmanagement sollte nicht bedeuten, die vorhandene Papierablage einfach eins zu eins in digitale Ordner zu übertragen.
Nutzen Sie die Umstellung stattdessen, um bestehende Ablagestrukturen zu überprüfen und Personalunterlagen einheitlich zu organisieren. Besonders sinnvoll ist eine Lösung, bei der Dokumentenmanagement, digitale Personalakte und weitere HR-Prozesse miteinander verbunden sind.
Mit bits-HR können Personaldokumente zentral und strukturiert in der digitalen Personalakte verwaltet werden. Relevante Informationen stehen dadurch dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden.
In Verbindung mit digitalen HR-Prozessen und Workflows lassen sich zudem manuelle Arbeitsschritte reduzieren. So entsteht aus einer einfachen Dokumentenablage eine zentrale digitale Grundlage für eine moderne und effiziente Personalarbeit.
Fazit
Ein zentrales Dokumentenmanagement schafft mehr als eine übersichtliche Ablage. Es reduziert Suchzeiten, erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass relevante Personalunterlagen strukturiert zur Verfügung stehen.
In Kombination mit einer digitalen Personalakte und weiteren HR-Prozessen können Unternehmen ihren administrativen Aufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig eine einheitliche Grundlage für ihre Personalarbeit schaffen.